Il numero degli archivi privati è incalcolabile e variegato; pur caratterizzati da un “comune denominatore costituito da documentazione nata e prodotta a fini prevalentemente pratici (politici, amministrativi, economici, giuridici, ecc.), ovvero per soddisfare specifiche esigenze correlate ai compiti o agli interessi perseguiti dal soggetto o dai soggetti che hanno posto in essere le carte” (G. Fioravanti, Gli archivi privati), ne esistono centinaia, prodotti da enti privati, camere di commercio, università, istituti scolastici, partiti politici, sindacati, aziende, fondazioni, associazioni, banche, persone fisiche e famiglie, ognuno con le proprie peculiarità, per la documentazione, le modalità di raccolta e conservazione, le aspirazioni e finalità (e l’importanza) del fondatore e dei suoi eventuali successori.
Se “rivestono interesse storico particolarmente importante” (cfr. art. 11 D.Lgs. 22 gen. 2004, n. 42, il Codice dei beni culturali o, di seguito, anche solo il Codice,), tali archivi possono essere dichiarati beni culturali e, di conseguenza, sottoposti alla vigilanza, tutela e valorizzazione prevista per tali beni.
Per rientrare nel patrimonio culturale nazionale, è necessario, tuttavia, un atto formale: la dichiarazione di interesse storico particolarmente importante (cfr. art. 13 del Codice) da parte della Soprintendenza archivistica territorialmente competente.
Vincoli per gli archivi tutelati.
Pur restando di proprietà privata, un archivio dichiarato di interesse storico dalla Soprintendenza, comporta una serie di obblighi per il privato proprietario, possessore o detentore dell’archivio, tra cui:
(i) consentire al Soprintendente, con preavviso non inferiore a cinque giorni, di procedere a ispezioni per accertarne l’esistenza e lo stato di conservazione e di custodia;
(ii) denunciare preventivamente alla Soprintendenza lo spostamento dell’archivio, se dipendente da mutamento di dimora o di sede;
(iii) garantire la conservazione dell’archivio e provvedere all’inventariazione della sua parte storica;
(iv) denunciare alla Soprintendenza, entro 30 giorni dalla stipulazione dell’atto, il trasferimento della proprietà o della detenzione dell’archivio;
(v) consentire agli studiosi, che ne facciano motivata richiesta tramite il Soprintendente archivistico, la consultazione dei documenti..
In nessun caso il privato proprietario può smembrare l’archivio e/o far uscire in modo definitivo dal territorio italiano l’archivio o singoli documenti a esso appartenenti; è consentita solo l’uscita temporanea per manifestazioni, mostre o altri eventi di elevato interesse culturale, previo rilascio dell’attestato di circolazione temporanea o della licenza di esportazione temporanea.
Peraltro il privato proprietario, possessore o detentore di un archivio sottoposto a vincolo può beneficiare di contributi statali e usufruire delle agevolazioni fiscali previste dalla legge qualora abbia effettuato restauri o altri interventi conservativi regolarmente autorizzati.
Salvo casi di assoluta urgenza (come calamità naturali), in cui è possibile eseguire interventi provvisori indispensabili per prevenire danni all’archivio, purché ne venga data immediata comunicazione, alcune operazioni sugli archivi vincolati devono essere preventivamente autorizzate dalla Soprintendenza; tra queste rientrano la selezione e lo scarto di documenti d’archivio, attività da condurre con la massima cautela, valutando attentamente sia che i medesimi abbiano esaurito la loro validità giuridico-amministrativa sia che gli stessi possano essere ritenuti privi di interesse quali fonti culturali, (cfr. art. 21, comma 1, lett. d del Codice dei beni culturali).
È altresì soggetto ad autorizzazione il prestito per mostre ed esposizioni, sia sul territorio nazionale che all’estero. L’ente organizzatore deve garantire ai documenti che temporaneamente ospita idonee condizioni di sicurezza e conservazione durante tutte le fasi di imballaggio, trasporto ed esposizione, nonché stipulare una polizza assicurativa nel rispetto delle condizioni fissate dal prestatore. Per le mostre all’estero, la Soprintendenza trasmette la pratica all’Ufficio Esportazione competente per territorio, richiedendo il rilascio dell’attestato di circolazione temporanea (ex art. 71 del Codice) o della licenza di esportazione temporanea (ex art. 74 del Codice); una volta ottenuta l’autorizzazione, l’interessato è tenuto a presentare denuncia all’Ufficio Esportazione competente per territorio.
Anche lo spostamento, anche temporaneo, di un archivio deve sempre essere preventivamente autorizzato dalla Soprintendenza, così come il trasferimento ad altra persona giuridica, sia degli archivi pubblici che di quelli privati dichiarati di interesse culturale, anche nel caso che tale trasferimento non ne comporti lo spostamento fisico.
Non è invece richiesta autorizzazione per lo spostamento degli archivi correnti, ossia quelli ancora utilizzati per lo svolgimento dell’attività amministrativa del soggetto che li detiene; tuttavia, è necessario darne comunicazione alla Soprintendenza per consentire il corretto svolgimento dell’attività di vigilanza. L’organizzazione e la gestione dei servizi d’archivio possono essere affidate a società di outsourcing, ma anche in tal caso occorre la previa autorizzazione della Soprintendenza.
Infine, lo spostamento di un archivio dovuto al mutamento di dimora o di sede del detentore deve essere preventivamente denunciato al Soprintendente, il quale, entro trenta giorni dal ricevimento della denuncia, può prescrivere le misure necessarie a garantire che i documenti non subiscano danni durante il trasporto.
I privati proprietari, possessori o detentori di archivi vincolati hanno poi l’obbligo di consentire agli studiosi, che ne facciano richiesta motivata tramite la Soprintendenza competente, la consultazione dei documenti, secondo modalità da concordare tra i privati stessi e la Soprintendenza (cfr. art. 127 del Codice); sono esclusi dalla consultazione i documenti dichiarati di carattere riservato (ai sensi dell’art. 125 del Codice) e quelli degli ultimi 70 anni ritenuti dai proprietari non consultabili.
Il privato può consentire la consultazione della documentazione direttamente nel luogo di conservazione dell’archivio, eventualmente richiedendo la presenza di un funzionario della Soprintendenza, in alternativa può depositarla presso l’Archivio di Stato competente o fornire una riproduzione fotografica. Date e orari per la consultazione possono essere concordati direttamente dallo studioso con il proprietario o tramite la Soprintendenza. Le eventuali spese relative alla consultazione sono a carico dello studioso.
La consultazione degli archivi vigilati è negata a coloro che compaiono nell’elenco degli esclusi dalle sale di studio delle biblioteche statali e degli archivi di stato a seguito di procedimenti per sospetta sottrazione o danneggiamento del patrimonio documentario. La consultazione può inoltre essere temporaneamente sospesa: (i) durante le operazioni di ordinamento, inventariazione o trasferimento degli archivi; (ii) per ristrutturazione dei locali destinati a depositi archivistici; (iii) in occasione di interventi di restauro o salvataggio di documenti o interi archivi; (iv) per fondati motivi personali dei proprietari degli archivi privati.
Si tenga presente che il trattamento di dati personali a fini storici, di studio, di ricerca e di documentazione è riconosciuto come attività di rilevante interesse pubblico e, pertanto, non è obbligatorio richiedere il consenso degli interessati. Tuttavia, gli studiosi che consultano archivi privati, anche se non dichiarati di interesse storico particolarmente importante, devono attenersi alle Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica
Su proposta del Soprintendente competente, il Ministero può disporre il trasferimento e la custodia temporanea archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante presso pubblici istituti (Archivi di Stato), al fine di garantirne la sicurezza o assicurarne la corretta conservazione;, nonché di disporre, a spese dell’ente pubblico, il deposito coattivo negli Archivi di Stato.
L’autorizzazione al restauro è necessaria per i beni archivistici in stato di conservazione precario, sia a causa di inidonee modalità di conservazione sia a seguito di eventi calamitosi; nel concedere l’autorizzazione il Soprintendente può, su richiesta dell’interessato, valutare l’ammissibilità dell’intervento ai contributi statali e certifica eventualmente il carattere necessario dell’intervento, ai fini dell’accesso alle agevolazioni fiscali previste dalla legge.
Benefici per gli archivi vincolati.
Numerosi bandi finanziano la conservazione e valorizzazione degli archivi. Da ultimo, proprio in questi giorni, si segnalano due bandi promossi dalla Direzione Generale Archivi del Ministero della Cultura destinati a soggetti pubblici e privati esterni all’Amministrazione, finalizzati a sostenere progetti di riordino, inventariazione e valorizzazione del patrimonio archivistico. In particolare, a) un bando per contributi relativi ai progetti di ricerca scientifica e b) un bando per contributi relativi a progetti per interventi su archivi dei movimenti politici e degli organismi di rappresentanza dei lavoratori.
Possono presentare domanda di concessione di contributi per la realizzazione di tali progetti: gli enti pubblici e le fondazioni e le associazioni riconosciute, che dovranno essere i proprietari, possessori o detentori degli archivi per cui viene chiesto il contributo. Le domande possono essere presentate esclusivamente attraverso il portale telematico dedicato della Direzione Generale Archivi (bandidga.cultura.gov.it); per il 2025, i termini di presentazione delle domande è fissato dal 1° al 15 marzo.
