«Gli archivi conservano testimonianza delle decisioni adottate, delle azioni svolte e delle memorie accumulate. Gli archivi costituiscono un patrimonio unico e insostituibile, trasmesso di generazione in generazione. I documenti archivistici sono gestiti fin dalla loro creazione in modo da preservarne il valore e il significato. Essi sono fonti affidabili di informazione per una amministrazione responsabile e trasparente. Essi giocano un ruolo essenziale nello sviluppo delle società, contribuendo alla costituzione e alla salvaguardia della memoria individuale e collettiva. L’accesso agli archivi arricchisce la nostra conoscenza della società umana, promuove la democrazia, tutela i diritti dei cittadini e migliora la qualità della vita». Così recita l’incipit della Dichiarazione Universale sugli Archivi, scritta dal Consiglio Internazionale degli Archivi e adottata dall’UNESCO il 10 novembre 2011.
Si tratta, come ovvio, di una dichiarazione omnicomprensiva che deve adattarsi alle tante tipologie di archivio esistenti al mondo. Ma è bene tenerla a mente quando ci accingiamo a creare la nostra collezione d’arte contemporanea. Sì, perché per essere un buon collezionista non è sufficiente comprare delle opere secondo un criterio prestabilito e seguendo un progetto di collezione definito a priori. Un buon collezionista deve sapersi anche prendere cura delle sue beniamine. E uno dei modi migliori per prendersi cura delle opere presenti in una collezione, e del loro futuro, è quello di compilare un archivio ordinato e aggiornato in cui siano conservate, per ciascun pezzo, la documentazione consegnata dal mercante al momento dell’acquisto (fattura compresa) e tutte quelle informazioni che si accumulano durante la vita dell’opera: dal momento dell’acquisto a quello in cui questa sarà venduta, lasciata in eredita o donata ad un museo.
![L'archivio Edward Steichen al MoMA di New York](https://collezionedatiffany.com/wp-content/uploads/2013/01/Steichen.jpg)
Dotare la propria collezione di un archivio ordinato, che contenga una descrizione precisa e puntuale delle opere possedute e corredato da una documentazione fotografica completa, è indispensabile per svolgere in tempi rapidi tutte quelle operazioni che sono necessarie in caso di richiesta di valutazione, di aggiornamento del valore, di compravendita, di assicurazione e di prestito. Ma non solo. Come abbiamo visto la scorsa settimana tutto ciò risulta estremamente utile anche in caso di furto.
Ecco perché disporre di un archivio ordinato delle opere è la prima regola del buon collezionista.
Vediamo allora quali informazioni dovrebbero essere contenute nell’archivio di una collezione:
- Certificato di Autenticità.
- Foto: la documentazione fotografica deve ritrarre non solo l’opera vista dal davanti ma anche il retro, la cornice e le varie etichette o timbri presenti anche se semplicemente sono stati apposti da un corniciaio. Nel fotografare l’opera si consiglia di utilizzare la Card Object ID (vedi sotto) che permette di avere anche i riferimenti dimensionali e cromatici dell’opera.
- Dati identificativi dell’opera: autore, titolo, anno, supporto, dimensione, collocazione e immagine. Consiglio: se possibile utilizzare il sistema di catalogazione Object ID che, rispettando un standard internazionale, è riconosciuto praticamente in tutto il mondo (vedi sotto).
- Informazioni aggiuntive: opera unica o in edizione, descrizione dell’opera e delle sue esigenze espositive, descrizione dell’eventuale cornice (nel caso non sia incorniciata specificarlo), stato di conservazione, bibliografia, illustrazioni;
- Informazioni economiche: dati dell’acquisto (luogo, data, prezzo), note sull’esportazione (se rilevanti), tasse, assicurazione, rivalutazione dell’opera (da effettuare ogni due anni);
- Elenco dei prestiti: elencare tutti i prestiti, compresi quelli precedenti al vostro acquisto, e corredare il tutto con la relativa documentazione;
- Trasporto: oltre all’elenco degli spostamenti subiti dall’opera, è di fondamentale importanza specificare le esigenze di imballaggio e di movimentazione.
- Note sull’esposizione: dettagliare le esigenze espositive dell’opera, in particolare se esistono indicazioni lasciate dall’artista o se l’opera è particolarmente delicata.
Ogni archivio, ovviamente, risentirà del carattere del collezionista che lo compila e per questo le informazioni in esso contenute potranno essere più o meno complete. L’importante, però, è che almeno i primi tre punti siano soddisfatti: non daranno vita ad un archivio dettagliatissimo ma avrete a disposizione tutte le informazioni di base necessarie anche al ritrovamento dell’opera in caso di furto. Per questo ho consigliato la schedatura dell’opera utilizzato il sistema dell’Object ID: standard internazionale per la descrizione degli oggetti d’arte nato da anni di ricerca congiunta tra istituzioni museali, forze dell’ordine e periti.
![Un archivio ordinato delle opere è la prima regola del buon collezionista](https://collezionedatiffany.com/wp-content/uploads/2013/01/library-archives-001-pp_feature.jpg)
Lanciato nel 1997, questo sistema di schedatura è il frutto di un progetto partito nel 1993 su impulso della Fondazione J. Paul Getty per contrastare il traffico di opere rubate. Per questo è stato subito promosso da FBI, Scotland Yard, Interpol, UNESCO, musei e istituzioni culturali, mercanti d’arte e compagnie assicurative.
Il sistema di catalogazione Object ID si compone di due elementi essenziali:
- la Card Object ID, che riporta i riferimenti cromatici e dimensionali per una corretta impostazione della documentazione fotografica dell’oggetto d’arte;
- la Scheda Object ID, che consente di raccogliere le informazioni descrittive fondamentali per classificare ogni opera d’arte come unica.
La Card Object ID è un parametro di riferimento indispensabile per ottenere una appropriata documentazione fotografica che riproduce con precisione colori e dimensioni dell’opera da catalogare. La card riporta infatti la scala cromatica e le misure, fornite in centimetri, per la definizione precisa delle caratteristiche dell’oggetto fotografato. La Card Object ID dovrà essere sempre collocata accanto all’oggetto da fotografare. Attraverso la scala cromatica e il righello di misurazione riportati sulla Card, vengono definiti parametri oggettivi relativi ai colori e alle dimensioni dell’opera d’arte. Le semplici istruzioni per utilizzare correttamente la Card Object ID, sono riportate sul retro della stessa.
![Esempio di Card Object ID](https://collezionedatiffany.com/wp-content/uploads/2013/01/index.jpg)
La Scheda Object ID consente, invece, di raccogliere le informazioni grazie a una descrizione completa di tutti quei parametri indispensabili per ricondurre l’oggetto schedato alla sua unicità e particolarità. La Scheda presenta infatti una serie di “campi descrittivi” da compilare con i dati dell’opera: autore, area geografica, secolo di realizzazione, tipologia dell’oggetto (dipinto, disegno, scultura, etc), titolo, descrizione, tecnica e supporto (es: olio su tela, acquarello su carta, etc.), misure in cm (altezza, larghezza, profondità, diametro), peso e note (provenienza: galleria, casa d’aste, etc.; esistenza di documenti di expertise o autentica; bibliografia dell’opera). La Scheda rappresenta il vero e proprio documento d’identità dell’opera: è quindi importante compilarla con la massima cura e attenzione in tutte le sue parti. Oltre alle caratteristiche generali, è opportuno indicare eventuali segni particolari dell’opera, soprattutto se relativi allo stato di conservazione (restauri, lacune, etc.) che potranno garantire l’immediata riconoscibilità dell’opera.