Prestare un’opera della propria collezione ad un museo o ad una galleria ha molti aspetti positivi. Il prestito rappresenta, infatti, un ottimo modo per condividere con la comunità la propria passione per l’arte e, allo stesso tempo, valorizzare l’opera prestata, rafforzandone il curriculum espositivo. Con tutto quello che ciò può significare in termini di valore monetario della stessa. Ma il prestito è anche un mezzo per potenziare la propria rete di contatti all’interno del mondo dell’arte. Oltre a fatto che prestiti per lungo periodo possono essere una soluzione, ad esempio, alla mancanza di spazio nella propria abitazione. Insomma, i motivi per prestare le opere possono essere molteplici e, di fatto, il prestito è uno degli elementi che caratterizza l’emozionante vita delle collezioni d’arte private. Ma è anche un momento incredibilmente delicato che va saputo gestire con cura per non incorrere in spiacevoli esperienze.
Non a caso, pochi mesi fa Axa Art, assieme a LCA Studio Legale e APICE, ha lanciato una guida utilissima, dedicata dedicata proprio al prestito di opere d’arte: IN & OUT, da cui nasce anche lo speciale che iniziamo oggi, affrontando, assieme a Maria Grazia Longoni Palmigiano, Responsabile del dipartimento di Diritto dell’Arte di LCA, gli aspetti legati del prestito d’arte. Dalla richiesta iniziale da parte di un museo o di un’istituzione pubblica, all’allestimento della mostra, la gestione di un prestito è, infatti, un’attività complessa che necessita di un dialogo aperto e collaborativo con i collezionisti-prestatori. Ma soprattutto di chiarezza e sicurezza.
Nicola Maggi: Dal punto di vista legale, quali sono i documenti a cui un collezionista deve prestare particolare attenzione?
Maria Grazia Longoni Palmigiano: «Partendo dall’inizio della procedura di prestito, il primo documento rilevante è la scheda di prestito, detta anche Loan Form: in questo documento, che viene compilato ancor prima che l’opera venga prelevata dal domicilio del prestatore, vengono indicati i dati del prestatore; i dati dell’opera; il tipo di polizza richiesta; l’eventuale indicazione della compagnia assicurativa gradita; le istruzioni per il trasporto, e l’eventuale trasportatore gradito, per l’imballaggio, l’installazione e l’esposizione; la credit line da utilizzare nel catalogo, nelle didascalie della mostra e nella comunicazione. È un documento fondamentale per poter impostare correttamente il prestito, quello in cui il prestatore chiede – per prestare l’opera – che vengano garantite determinate condizioni.
Un altro documento fondamentale è poi il Condition Report o Scheda di Riscontro: consiste in un documento in cui vengono riportati, datati e firmati, gli esiti della valutazione eseguita su di un’opera al fine di stabilirne lo status quo in un determinato momento (all’atto del ritiro, all’arrivo presso l’ente espositivo, al termine della mostra, al momento della riconsegna dell’opera al prestatore); è accompagnato da un’immagine fotografica dell’opera, possibilmente fronte e retro, e se l’opera è di valore rilevante è bene sia redatto da un restauratore. Capita talvolta che si prestino opere senza redigere il Condition Report, che invece è fondamentale per individuare quando e dove è accaduto – se fosse accaduto – il sinistro e, quindi, stabilire chi è il soggetto responsabile».
N.M.: L’aver parlato di sinistri ci porta inevitabilmente a toccare il tema dell’assicurazione…
M.G.L.P.: «Assolutamente. Un altro documento che deve essere verificato con grande attenzione è, infatti, il certificato assicurativo, in cui sono riportate le condizioni particolari della garanzia assicurativa. La polizza “da chiodo a chiodo”, nella formulazione All Risks, assicura le opere dal momento in cui sono prelevate dal domicilio del prestatore a quello in cui vi fanno ritorno, contro tutti i rischi, salvo quelli espressamente esclusi. Va poi richiesta la “la stima accettata”, che è il valore indicato dall’assicurato e accettato dalla compagnia assicuratrice; tale valore, in caso di sinistro, non sarà contestato. Spesso la polizza prevede che il bene sia invece assicurato per il “valore dichiarato” dal soggetto assicurato, valore che – a differenza della stima accettata – in caso di danno potrebbe essere messo in discussione dalla compagnia.
È poi fondamentale chiedere di poter prendere almeno visione del Facility Report, che è il documento tecnico che riporta le caratteristiche della sede espositiva, sia dal punto di vista della sicurezza/sorveglianza, sia delle condizioni di conservazione delle opere. Tale documento, oltre a dare al prestatore le informazioni necessarie relative alla sede espositiva, è fondamentale per la compagnia assicurativa, che – in base alle condizioni espositive e di sicurezza garantite – decide se assumere o meno il rischio. Ovviamente, ai fini dell’operatività della polizza in caso di sinistro, è indispensabile che le condizioni garantite nel Facility Report siano di fatto esistenti. Ad esempio, se viene garantita la guardiania 24 ore su 24, ma, di fatto, la guardiania è solamente sporadica, in caso di furto, la garanzia assicurativa non sarebbe operante e il prestatore, per essere risarcito, non potrà rivolgersi alla compagnia assicuratrice, ma dovrà agire nei confronti dell’ente organizzatore della mostra».
N.M.: Uno dei momenti più delicati è quello del trasporto. Qui che documenti servono?
M.G.L.P.: «Durante il trasferimento è necessario che l’opera sia accompagnata dal documento di trasporto (DDT), sul quale, chi riceve l’opera, sia esso il trasportatore quando ritira l’opera, l’ente organizzatore della mostra quando l’opera arriva presso la sede espositiva, o il prestatore quando l’opera gli viene restituita, annota le eventuali “riserve” sulle condizioni dell’opera e o dell’imballaggio».
N.M.: Quali sono le figure professionali che, in una situazione ideale, dovrebbero sovrintendere alle varie fasi del prestito e con che ruoli?
M.G.L.P.: «Certamente la figura più significativa è quella del Registrar, figura che non tutti conoscono, che – nella procedura di prestito – ha un ruolo fondamentale, perché ha il compito di gestire dal punto organizzativo tutto ciò che concerne la movimentazione delle opere prestate, in entrata e in uscita. Incredibilmente, ad oggi, non esiste un Albo dei Registrar, soggetto peraltro sempre presente nelle sedi museali, che – quindi – non ha una sua ben precisa identità giuridica. Altra figura importante è quella dell’accompagnatore o courier, che – in caso di opere di valore rilevante – segue l’opera, presenziando e sovraintendendo a tutte le operazioni connesse al prestito e garantendo così all’opera la massima tutela, da quando l’opera lascia la sua abituale sede di conservazione sino al suo rientro a fine mostra.
Non vanno poi dimenticati il trasportatore e l’allestitore, che devono necessariamente essere soggetti contraddistinti da un’alta professionalità, e possono garantire la massima cura nella gestione dell’opera durante la procedura di prestito. Infine, il restauratore, che – come già evidenziato – è il soggetto più accreditato per la redazione del Condition Report. È fortemente consigliato rivolgersi e affidarsi a soggetti di elevata professionalità: solo così sarà possibile limitare al massimo i rischi cui l’opera è soggetta durante il prestito e passare – per una maggior tranquillità di tutti – dalla attuale prassi ad una tanto auspicata best practice».
