È credenza popolare quella che vede il collezionista come un soggetto non organizzato, cioè non in grado di tenere traccia di ciò che succede alla sua collezione. Nella maggior parte dei casi, lo si dipinge quasi come un creativo che, in preda a un impulso non ben definito, compra esclusivamente ciò che gli piace. Insomma, raccoglie oggetti di valore, belli, contemporanei che – nella migliore delle ipotesi – espone sulle pareti di casa sua o del suo ufficio.

È vero, io stessa avevo parlato tempo fa del collezionista come di una sorta di artista e della sua collezione come di una creazione personale: una vera e propria opera autografa, nella quale è possibile rintracciare ogni sua passione, ogni sua debolezza e ogni suo interesse. In effetti, continua a piacermi molto questa idea romantica non solo di un accumulatore, ma piuttosto di un ricercatore che si fa giustamente coinvolgere anche sul piano sentimentale. 

Ritornando all’idea comune citata in apertura, devo dire che non è esattamente così. Negli anni ho incontrato molti collezionisti che hanno ben chiaro l’elenco delle opere che hanno acquistato, dove le hanno viste la prima volta, che tipo di trattativa hanno messo in piedi per averla. Conoscono l’importanza del custodire con cura la documentazione che attesta la proprietà e le autentiche. 

Qualcuno vanta un archivio cartaceo ben strutturato, con cartelle disposte in ordine che contengono tutto ciò che riguarda le opere. Altri, la maggior parte, hanno impostato un file Excel progettato per contenere date e aspetti economici. 

Già, un foglio Excel.

Immagino che nessuno dei lettori si sia particolarmente agitato leggendo che le informazioni che riguardano una collezione d’arte, che spesso corrisponde a cospicui investimenti, sia riassunta in una tabella. D’altra parte, come puoi dare un senso e un ordine a informazioni molto diverse tra loro? 

Mi sento di rispondere in maniera abbastanza diretta: sono quasi certa che la risposta corretta non sia uno strumento come Excel, che per sua definizione è un foglio di calcolo. 

Sì, perché è vero che la visualizzazione delle informazioni inserite in fila in celle e colonne può dare l’impressione di avere la situazione sotto controllo e di riuscire a valutare in maniera oggettiva l’andamento della propria collezione. Ma, pensandoci bene, è davvero così? Davvero il foglio di calcolo di Excel risponde alle esigenze di una collezione complessa e varia come può essere una collezione contemporanea? 

Cerchiamo di capire meglio. 

La prima grande problematica è la progettazione, la strutturazione del file Excel. Quali dati inserire? Quali informazioni è importante segnare e quali invece sono superflue o non così importanti? Probabilmente potrebbero essere sufficienti l’indicazione della natura dell’oggetto, il titolo, l’autore, l’anno di realizzazione, il costo di acquisto. Ecco realizzata una tabella snella, da compilare ogni volta che arriva una nuova opera in collezione, senza altre informazioni troppo tecniche.

Purtroppo, questi dati, anche se certo aiutano ad avere un elenco sempre aggiornato di cosa si possiede, non sono sufficienti per la gestione della collezione. Una lista fatta per punti, sintetica e non approfondita, può addirittura fare confusione: dove è esposta quell’opera, cosa rappresenta (non tutti i titoli degli autori contemporanei aiutano in questo senso), ha mai partecipato a mostre ed è mai stata citata in cataloghi? Potrei andare avanti ancora per molto. 

E queste informazioni non sono velleità degli esperti che vogliono vedere schede complete e simil-museali, ma sono importantissime per preservare il valore di un’opera d’arte (sia culturale che economico).

Ok, immaginiamo di aver risolto questa prima problematica con una consulenza. Immaginiamo quindi che l’impostazione dell’amato file Excel sia stata fatta da un professionista. Aprendolo è evidente il suo livello di approfondimento. Ci sono molte colonne, suddivise per macrotematiche. Insomma, è una struttura validata, completa… forse troppo completa, risulta impossibile da compilare! 

E quindi come si fa? 

Esistono molte soluzioni al giorno d’oggi. Possiamo dire che lo smartphone ci permette di semplificare di molto questa attività. Addirittura oltre a semplificarle, le alleggerisce perché permette a ogni collezionista di svolgere un’attività di documentazione continua e quotidiana (cosa auspicabile) dal divano e non necessariamente seduto alla scrivania del suo studio dopo un giorno intero di lavoro. 

Non sempre è facile capire cosa si intende, perchè per molti risulta quasi una questione di secondaria importanza, collaterale al collezionare e su cui non spendere né troppo tempo né denaro che potrebbe essere impiegato nell’acquisto di un’atra opera. Ma come per molte attività, in particolar modo se si tratta di investimenti, la documentazione del loro andamento e prendersi cura della sistematizzazione coerente delle informazioni che lo riguardano significa accrescerne il valore o, per lo meno, mantenerlo. 

Il consiglio è certamente quello di non sottovalutare questo aspetto, quello della documentazione. 

È certamente una buona idea muoversi subito e scoprire quali opportunità ha il collezionista d’oggi.  Ad esempio, arturo è uno strumento che risponde esattamente a questa esigenza. Per vedere come funziona in maniera del tutto gratuita, basta prenotare una demo facendo click qui. In neanche 20 minuti e facendo un viaggio virtuale dentro tutte le sue funzionalità, si può avere contezza di quanto sia facile e sia ormai necessario abbandonare i fogli Excel.