Nello scorso articolo il mio collega Francesco Niboli vi ha brillantemente raccontato come il prestito delle proprie opere per mostre di un certo spessore doni lustro alla propria collezione. Ma come fare a prestare in totale sicurezza e con la garanzia che ciò che parte tornerà nelle stesse condizioni?

Innanzitutto è bene prestare un’opera unicamente se il suo stato conservativo lo permette. Ci sono opere d’arte molto fragili (magari per la tipologia di materiali o per una storia conservativa travagliata) che al minimo cambiamento di ambiente o con il trasporto rischierebbero di danneggiarsi irreparabilmente. In genere, se possedete opere di questo tipo, il mio consiglio è certamente di interpellare un restauratore, il quale probabilmente vi sconsiglierà di movimentarla o di spostarla di ambiente.

Quando invece le vostre opere sono in grado di affrontare quest’avventura, ci sono alcuni accorgimenti che dovrete tenere a mente durante tutto il percorso per evitare danni inutili.

Prima di prestare le vostre opere, è sempre bene richiedere agli organizzatori della mostra un Facility Report della sede espositiva (vale a dire un documento tecnico che elenchi le misure di sicurezza e conservazione dello spazio espositivo o della struttura museale ospitante la mostra) in modo da poter valutare insieme al vostro restauratore se le condizioni che vi vengono offerte sono compatibili con la materia e lo stato conservativo della vostra opera.

Concordato poi il prestito dell’opera, in genere gli organizzatori della mostra predispongono, oltre ai documenti di prestito, anche la realizzazione di una scheda di riscontro comunemente definita condition report,con annessa un’accurata documentazione fotografica, che attesti nel dettaglio lo stato conservativo della vostra opera al momento del suo arrivo in mostra e prima della sua ripartenza. In questo caso, per maggiore tutela vostra, il mio consiglio è di predisporre un vostro condition report, redatto dal vostro restauratore di fiducia, prima dell’imballaggio per la partenza dell’opera e al suo rientro a casa.

In questo modo potrete monitorare anche le eventuali variazioni conservative durante il trasporto, operazione spesso molto rischiosa per le opere, non dimenticate, infatti di far fotografare anche il momento dell’imballaggio.  

Il condition report è fondamentale inoltre anche ai fini assicurativi, in quanto, se correttamente compilato, potrebbe evitare in caso di danni o di mutamenti dello stato conservativo dell’opera il sorgere di controversie in fase di accertamento.

A tal proposito, è sempre importante richiedere un’assicurazione sull’opera da chiodo a chiodo nella formula All Risks: la copertura di quest’ultima inizia nel momento in cui iniziano le fasi di imballaggio nell’ubicazione abituale dell’opera e si estende a tutte le fasi successive, vale a dire al trasporto, all’allestimento, alla giacenza in mostra, nonché all’imballaggio e al trasporto per la sua restituzione.

Altro aspetto importante è quello di verificare l’affidabilità e la professionalità dei trasportatori e degli allestitori di cui gli organizzatori della mostra intendono avvalersi e, nel caso in cui tali soggetti non diano sufficienti garanzie di professionalità, potrete richiedere che ad occuparsi del trasporto e allestimento delle vostre opere siano professionisti selezionati da voi e di cui vi fidate ciecamente. Specialmente nella fase di allestimento, infatti, le opere non si trovano più protette dagli imballaggi e quindi sono estremamente vulnerabili.

Quando, poi, ad essere prestate siano opere d’arte complesse (quali, ad esempio, istallazioni di arte contemporanea), sarà sempre bene trasmettere o concordare di volta in volta con gli allestitori di turno le procedure e i metodi di allestimento. Il mio consiglio, in questi casi, è dunque quello di redigere una specie di manuale contenente le istruzioni per il montaggio dell’opera – preferibilmente comprensivo di video esplicativo – che potrà essere utilizzato dagli allestitori per il montaggio e la manipolazione dell’opera.

Tenete conto, da ultimo, che, in caso l’opera sia di grande valore o necessiti di particolari accortezze conservative o installative, è possibile incaricare un restauratore che accompagni l’opera sia all’andata che al ritorno dalla mostra. In questo modo egli la seguirà con un occhio attento in tutti i suoi movimenti e passaggi di mano, seguendo altresì tutte le fasi di installazione e montaggio, e suggerendo ai vari professionisti che lavoreranno alla mostra le giuste mosse da operare e verificando che le eventuali istruzioni di montaggio fornite siano correttamente seguite.

In definitiva, prestare le proprie opere è senza dubbio possibile e, con le dovute accortezze, è possibile farlo in tutta serenità!