Non tutte le opere presenti in un museo o in una galleria d’arte appartengono agli organizzatori delle esposizioni o alla struttura che le ospita. È una prassi frequente, infatti, quella di chiedere in prestito opere appartenenti ad altre istituzioni o a collezionisti privati.

Negli ultimi tempi, inoltre, sono nate diverse società che offrono la possibilità di noleggiare opere d’arte per periodi più o meno lunghi, concedendo così anche ai privati, che non potrebbero permettersene l’acquisto, la possibilità di ospitare in casa propria opere realizzate da grandi artisti.

Quali sono, dunque, gli accorgimenti da osservare nel concedere in prestito un’opera d’arte? E in che modo è possibile per il prestatore tutelare al meglio i propri interessi e, allo stesso tempo, garantire all’opera la massima tutela?

In primo luogo, considerato che l’esposizione dell’opera d’arte è in genere funzionale alla sua valorizzazione, si consiglia al destinatario di una richiesta di prestito:

• un’accurata valutazione del progetto espositivo, ossia del carattere e delle finalità della mostra in cui l’opera sarà inserita;
• una valutazione dell’affidabilità e della serietà del soggetto richiedente;
• un’attenta lettura delle previsioni contenute nel contratto che sarà opportuno sottoscrivere per regolamentare il rapporto di prestito.

Naturalmente sarà poi possibile compiere delle ulteriori valutazioni a seconda delle circostanze e in base alle caratteristiche della singola opera (es. luogo di destinazione/esposizione, stato di conservazione dell’opera, ecc.).

Accolta con favore la richiesta di prestito, il soggetto prestatore solitamente procede con la compilazione della scheda di prestito. Tale documento serve a fornire al richiedente l’esatta identificazione dell’opera (proprietario, autore, descrizione, tecnica di realizzazione, misure, ecc.) indicando, altresì, le modalità di imballaggio e trasporto, le istruzioni per l’allestimento e il dettaglio dei crediti da riportare nelle didascalie espositive e su catalogo.

Nella scheda si è soliti specificare, inoltre, la tipologia di polizza assicurativa da stipulare a garanzia del valore dell’opera. La formula alla quale abitualmente si ricorre è quella definita “da chiodo a chiodo”, in modo da garantire all’opera una copertura assicurativa per l’intero periodo intercorrente dal momento in cui viene prelevata dalla sua sede abituale fino al momento in cui vi sarà ricollocata.

La scheda dovrà essere allegata al contratto di prestito che organizzatore/richiedente e prestatore dovranno sottoscrivere e che andrà a disciplinare nel dettaglio, per iscritto, i termini e le condizioni del rapporto tra di essi intercorrente.

In particolare, oltre alle clausole negoziali tipiche di ogni contratto, dovranno essere riportati la durata del prestito, le modalità per richiederne un’eventuale proroga, gli aspetti assicurativi, le procedure da seguire per il trasporto dell’opera e la sua conservazione. Inoltre, aspetto non secondario, occorrerà specificare di quali diritti patrimoniali d’autore, relativamente all’opera, il prestatore dispone e quali di essi intende concedere al richiedente (es. diritto di riproduzione dell’immagine dell’opera, diritto di esposizione, ecc.)

È altamente consigliabile monitorare lo stato di conservazione dell’opera, nel corso delle varie fasi del periodo di prestito, mediante la redazione del cosiddetto condition report. Tale documento – debitamente datato e firmato – corredato di apposita documentazione fotografica dell’opera d’arte, serve ad accertarne le condizioni prima e dopo le operazioni di movimentazione, imballaggio, trasporto, allestimento ed esposizione.

È buona norma stilare un condition report relativo ai momenti:

• del ritiro dell’opera presso la sua sede abituale;
• della consegna dell’opera al soggetto richiedente;
• del termine della mostra;
• della restituzione dell’opera al prestatore.

Tali annotazioni potrebbero rivelarsi molto utili ai fini assicurativi, in caso di sinistro, per individuare la fase del rapporto in cui l’opera d’arte oggetto di prestito ha subito eventuali danni e facilitarne così l’accertamento delle specifiche responsabilità.

Per le procedure di trasporto è consigliabile rivolgersi sempre a ditte specializzate. Affidarsi a personale esperto consente di limitare al minimo i rischi connessi alle operazioni di movimentazione e trasferimento del bene.

Si fa presente, infine, come particolari precauzioni debbano essere necessariamente adottate, a seconda dei casi, in base alle caratteristiche dell’opera stessa. Ad esempio, per i prestiti di opere d’arte destinate a mostre organizzate all’estero, o di opere d’arte soggette a vincolo della soprintendenza, occorrerà adempiere agli obblighi prescritti dalla correlata normativa sulle esportazioni e ottenere il preventivo consenso per il trasferimento da parte dell’autorità competente.